Client Onboarding Portal

El proyecto consistió en diseñar un portal digital para que los ingenieros de proceso de nuestros clientes pudieran cargar las especificaciones técnicas de sus fluidos corrosivos y solicitar cotizaciones de intercambiadores de calor tubulares. Antes de esto, cada solicitud llegaba por correo electrónico con formatos inconsistentes, lo que obligaba a nuestro equipo a reinterpretar los datos y retrasaba el inicio del diseño mecánico.

El objetivo era reducir el tiempo entre la primera consulta y la emisión de una ficha técnica preliminar, manteniendo la trazabilidad de cada variable de proceso: caudal másico, temperatura de entrada y salida, presión de operación, viscosidad dinámica y composición química del fluido.

Enfoque

Trabajamos con el departamento de ingeniería de procesos para definir un formulario estructurado que reflejara exactamente los parámetros que usamos en los cálculos de transferencia de calor. Se incluyeron campos obligatorios para la selección del material (AISI 316 como default), el tipo de servicio (calentamiento, enfriamiento, condensación) y el régimen de operación (continuo o batch).

El portal se desarrolló con un flujo de validación que alertaba al usuario si algún valor estaba fuera del rango admisible para nuestros equipos estándar, evitando solicitudes inviables desde el inicio. También se agregó una sección para adjuntar planos de la instalación existente o diagramas de tuberías.

Implementación

La plataforma se integró con nuestro sistema interno de gestión de proyectos. Cuando un cliente completa una solicitud, el sistema genera automáticamente un número de caso y asigna un ingeniero de aplicaciones. El equipo de diseño recibe una notificación con los datos pre-cargados en una hoja de cálculo estandarizada, lista para los cálculos de área de intercambio y caída de presión.

Se realizaron pruebas piloto con tres clientes que manejan ácido sulfúrico diluido y soluciones de hidróxido de sodio. Durante dos meses, registramos el tiempo de respuesta y la cantidad de iteraciones necesarias para aclarar especificaciones incompletas.

Resultado

El tiempo promedio desde la solicitud hasta la entrega de una ficha técnica preliminar se redujo de cinco días hábiles a dos. El número de correos de seguimiento para aclarar datos disminuyó en un 60%. Los clientes reportaron que el formulario les ayudó a organizar la información de sus procesos, y nuestro equipo de ingeniería valoró la consistencia de los datos recibidos.

El portal se lanzó de forma completa seis meses después del inicio del proyecto. Actualmente, el 80% de las solicitudes de cotización de intercambiadores de calor ingresan a través de esta plataforma.